28.01.2019

Souverän bleiben: Vom Umgang mit Personalmangel

Originalartikel als PDF

Text: Carmen Steves

Die Apothekenbranche leidet unter akutem Personalmangel – und dies betrifft mittlerweile alle Berufsgruppen wie Apotheker, PTA und PKA. Angesichts dessen ist es nicht nur wichtig, sich potenziellen Bewerbern attraktiv zu präsentieren; vielmehr geht es auch darum, bewährte Mitarbeiter in der Apotheke zu halten. Unser Beitrag verdeutlicht, inwieweit die Attraktivität als Arbeitgeber auch mit der individuellen Einstellung der Apothekenleitung zu tun hat. Zudem beschäftigt er sich mit der Frage: Wie lässt sich persönliche Haltung optimieren?

Wer heute eine Stelle in seiner Apotheke ausschreibt, erhält möglicherweise keine einzige Bewerbung, schlimmstenfalls können einzelne Stellen sogar über Monate nicht besetzt werden. Das zehrt an den Nerven von Inhabern und Mitarbeitern. Und im Worst Case könnte sogar die Betriebsfähigkeit der Apotheke in Gefahr geraten.

Mitarbeiter erkennen schnell, was die aktuelle Personalknappheit in den Apotheken für sie bedeutet: Ihr Marktwert erhöht sich. Dies kann unter anderem zu steigenden Gehaltsforderungen, aber auch zu schnellen Kündigungen führen, weil es woanders möglicherweise bessere Arbeits- und Vertragsbedingungen gibt. Um in dieser Situation als Apothekenleiter standhaft und selbstbewusst bleiben zu können – und letztlich Mitarbeiter zu halten – helfen zwei Herangehensweisen: die Aktivierung der bewussten, ergebnisorientierten Selbstreflexion und das Erzeugen von positiven Energien im Team. Beides ist zudem hilfreich, wenn es darum geht, die Apotheke als Arbeitgeber attraktiv zu machen.

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Eine Checkliste hilft bei der bewussten, ergebnisorientierten Selbstreflexion. Diese können Sie hier kostenlos herunterladen. 

Selbstreflexion aktivieren

Reflexion bedeutet bewusstes Nachdenken. Die individuelle Selbstreflexion ist ein bewusster Prozess, bei dem eine Person jene Vorstellungen oder Handlungen durchdenkt und darlegt, die sich auf ihr reales und ideales Selbstkonzept beziehen. Ergebnisorientiert ist die Selbstreflexion, wenn die Person dabei Folgerungen für künftige Handlungen oder Selbstreflexionen entwickelt. Dabei geht es jedoch nicht um ziellos kreisende Grübeleien sondern um die ergebnisorientierte Selbstreflexion.

Beispiele für Selbstreflexion

Wenn ein Apothekenleiter selbstkritisch darüber nachdenkt, warum er bei Fehlern der Mitarbeiter sehr unfreundlich reagiert, obwohl er sich an der Maxime zu orientieren versucht, immer sachlich und ruhig über Fehler zu sprechen. Entscheidend ist, dass der Reflexionsprozess so systematisch abläuft, dass er zu einem praktisch verwertbaren Ergebnis führt. Im Idealfall denkt die Person systematisch über eigene Handlungen und typische Merkmale nach und vergleicht sie zudem mit angestrebten Zielen und Merkmalen. Die daraus resultierenden Ergebnisse dienen als Orientierung für künftige Handlungen oder Reflexionen.

Tipp für die Praxis-- Folgende Überlegungen helfen dabei, die ergebnisorientierte Selbstreflexion auf die eigenen Ziele anzuwenden:

„Als ich beim letzten Mal

  • … über ein persönliches Ziel und über mich selbst nachgedacht habe, habe ich überlegt, welche Hindernisse beim Erreichen des Ziels sich mir in den Weg stellen können und wie ich damit umgehen kann.“
  • … über ein persönliches Ziel und über mich selbst nachdachte, habe ich überlegt, wie wichtig es ist und warum mir dieses Ziel so wichtig ist.“
  • …über ein spezielles Problem nachdachte, habe ich analysiert, welche Strategien in der Vergangenheit zum Erfolg geführt haben und wie ich diese wieder einsetzen kann.“

„In den letzten Wochen habe ich

  • … darüber nachgedacht, wie ich meine Arbeit organisiere und wie ich meine Arbeitsorganisation verbessern kann und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten gefunden.“
  • … mir Gedanken über meine persönlichen Bedürfnisse, Ziele und Normen gemacht und einen Plan entwickelt, wie ich sie erreichen kann.“
  • … über laufende Veränderungen meiner Aufgaben, Arbeitssituation oder organisatorischen Umgebung nachgedacht und darüber, welchen Einfluss sie auf meine persönlichen Ziele und Gewohnheiten haben und wie ich besser damit umgehen kann.“

Positive Energien

Ein vielversprechender Weg ist es, mit den Mitarbeitern ein attraktives Zukunftsbild zu entwickeln. Hierzu ein Beispiel aus der Praxis: Eine Apothekerin, die seit zehn Jahren erfolgreiche Filialleiterin ist, erzählte in einer meiner Beratungen begeistert: „Ich war auf einem Seminar, und dort war die Elite der Pharmazeuten. Es war so toll. Ich möchte, dass wir in unserer Stadt die Elite der Apotheken sind. Ich möchte, dass wir zeigen, was wir können und selbstbewusst vor den Kunden stehen.“ Genau so könnte ein lohnenswertes Zukunftsbild z.B. aussehen. Doch wie kommt die positive Energie ins Team?

Wie macht sich die Neue?

Kommt ein neuer Mitarbeiter ins Team, formiert sich die Gruppe neu. Welche Phasen ein Team in seiner Entwicklung durchläuft, erklärt der Artikel aus unserer Psychologie-Serie.

Ganz praktisch ansetzen

Häufig beginnen Teambesprechungen mit einer Liste von Problemen. Wenn allerdings keine wirklichen Katastrophen vorliegen, ist es besser, eingangs zunächst die Liste mit den Chancen zu besprechen und die Probleme in Teil 2 der Besprechung zu aufzugreifen.

Tipp für die Praxis-- Apothekenleiter, die in Chancen und Möglichkeiten denken, können beispielweise folgende Fragen stellen:

  • „Wo gibt es veränderbare Abläufe oder Vorgehensweisen?“.
  • „Was sind unsere Stärken?“.
  • „Wo gibt es positive und interessante Entwicklungen?“.

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Attraktives Zukunftsbild schaffen

Ein attraktives Zukunftsbild gibt Kraft für das Handeln in der Gegenwart und vermag so, nachhaltige Veränderungen anzustoßen. Um die Energie der Mitarbeiter zu mobilisieren, hilft das Erarbeiten eines attraktiven Zukunftsbildes im Team. Wem es gelingt, eine positive emotionale Spannung zu schaffen und in der Apotheke Begeisterung hervorzurufen, hat damit einen wichtigen Schritt getan: Menschen entwickeln ein außergewöhnliches Engagement, wenn sie das Gefühl haben, an der Verwirklichung eines Traums oder ganz einfach nur an einer faszinierenden Sache mitarbeiten zu dürfen.

Die Folge ist dauerhafte Zuversicht, und diese wiederum ist die Voraussetzung dafür, gutes Personal zu gewinnen und zu binden: Die konsequent auf positive Erfahrungen, Stärken, Ressourcen und Potenziale gerichtete Aufmerksamkeit schafft immer wieder neue Energie – beim Apothekeninhaber und auch unter den Mitarbeitern.

Tipp für die Praxis-- Natürlich kann und soll sich diese Energie auch nach außen zeigen, zum Beispiel in einem modernen Internetauftritt und in einer positiven Beschreibung der eigenen Apotheke in Stellenausschreibungen.

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Mit konkreten Affekten umgehen

In der Praxis spielt es auch eine große Rolle, wie konkrete Affekte im Apothekenalltag bewältigt werden. So berichten Apothekenleiter häufig darüber, dass sie im Alltag bestimmte Gefühle nicht zeigen wollen oder dürfen. Dazu gehört beispielsweise, dass sie ihren Ärger über Mitarbeiter unterdrücken müssen, etwa bei Fehlverhalten oder auch bei Fehlentscheidungen, mit denen sie sich konfrontiert sehen.

Diese konkreten Affekte zu klären und aktiv zu bearbeiten, hat Vorrang vor anderen Themen. Gelingt es, negative Emotionen zu bewältigen und sich freundlicher zu verhalten, hat dies positive Folgen für das allgemeine Wohlbefinden und die Stressbewältigung. Bewusstsein und Verantwortung zu entwickeln, lässt sich durch Selbstreflexion initiieren. Hieraus kann sich die eigene, innere Kraft eines Apothekenleiters immer wieder neu entwickeln und lässt sich schließlich auf die Mitarbeiter übertragen.

Fazit-- Zuversicht ist das Prinzip, das Energie schafft: Sie ist das Ergebnis einer optimistischen Haltung und führt zur Erforschung der eigenen Ressourcen. Dies wiederum verstärkt abermals die optimistische Haltung. Apothekenleiter können auf Zuversicht und damit eine hohe produktive Energie hinarbeiten, wenn sie die eigene Aufmerksamkeit und die der Mitarbeiter konsequent auf die Stärken richten. Diese Haltung kann sich in der Folge in Einzelgesprächen mit Mitarbeitern, in Teambesprechungen und im täglichen Handeln verfestigen.


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