29.08.2019

So klappt es mit dem Delegieren

von Nina Konopinski-Klein

Auch wenn viele von uns überzeugt sind, selbst alles richtig und korrekt zu machen, ist Delegieren eine der wichtigen Führungsaufgaben und ein äußerst relevanter Bestandteil der Teamarbeit.

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Fallbeschreibung

Animiert durch einen Vortrag bei einem Seminar für Apothekenleiterinnen , nimmt sich Apothekerin Silke Meier vor, künftig mehr Aufgaben zu delegieren. Ihr Ziel dabei ist, Zeit für sich, für neue Projekte und für die Familie zu gewinnen und gleichzeitig die Eigenverantwortung ihrer Mitarbeiterinnen zu stärken.

Bei einem Bier an der Hotelbar spricht sie das Thema an und staunt, wie ihre Kolleginnen darüber berichten. Sie hört Sätze wie: „Alles, was ich zeitlich nicht schaffe oder was mir keinen Spaß macht, kann ich weitergeben“, „Ich mache lieber alles alleine, dann weiß ich, dass es richtig ist“, „Bevor ich jemandem alles erklärt habe, mache ich es lieber selbst“, „Delegieren? Mache ich schon immer. Aber das Kontrollieren darf man nicht vergessen“, „Alles, was unangenehm oder sinnlos ist, weitergeben“.

Frustration-- Sie hört aber auch eine Geschichte mit Erfahrungen einer Kollegin aus ihrer Kandidatenzeit. Damals sollte sie für die Apothekeninhaberin eine detaillierte Stellungnahme zu einem neuen Lieferanten und dessen Produkten erarbeiten. Erfreut über so viel Vertrauen, arbeitete sie sorgfältig eine Analyse aus und bereitete mehrere Preis-Szenarien für die Bestellungen vor. Ihre Enttäuschung war allerdings sehr groß, als sie erfuhr, dass der Lieferant ohnehin nicht in Frage komme und man sich nur allgemein über ihn informieren lassen wollte. Sie fragte sich: War das ein Delegieren von Aufgaben oder eine Beschäftigungsmaßnahme?

Da Delegieren ein wichtiger Faktor in der Zusammenarbeit im Team ist und zu den wesentlichen Instrumenten der Mitarbeiterführung gehört, nachfolgend einige Eckpunkte, die beim Delegieren entscheidend sind. Aber was ist eigentlich Delegieren?

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Definition

Das Wort Delegieren kommt von dem lateinischen „delegare“ und hat zwei Bedeutungen. In der ersten wird jemand zu etwas abgeordnet, zum Beispiel zu einem Kongress oder in einen Ausschuss geschickt. Die zweite, für diese Zusammenfassung relevante Bedeutung ist laut Duden: Rechte oder Aufgaben abtreten und auf jemand anderen übertragen.

Nutzen-- Im Apothekenalltag bedeutet das beispielsweise, Aufgaben an verschiedene Mitarbeiterinnen zu übertragen und dadurch deren Kompetenzen und Fähigkeiten zu stärken. Gleichzeitig bedeutet Delegieren aber auch eine Entlastung für die Führungskraft, um die dadurch gewonnene Zeit für spezielle andere Aufgaben zu verwenden, wie zum Beispiel Coaching neuer Mitarbeiter, die Teilnahme an Fortbildungen, die Vorbereitung von Verhandlungen und deren Durchführung.

Die Weitergabe von eigenen Aufgaben an jemanden nur mit dem Grund, sich von unbeliebten Tätigkeiten zu entlasten, ist kein Delegieren, sondern ein Abschieben und wird mit der Zeit zu einem Bumerang. Die mit den unnötigen bzw. lästigen und sinnlosen Aufgaben betraute Mitarbeiterin lernt nichts Neues, wird gelangweilt und reagiert mit der Zeit ablehnend und unzufrieden.

Kontrolle verlieren?

Das Ausmaß und die Art der Aufgaben, die delegiert werden, zeigt, wie erfahren und selbstsicher die delegierende Person ist. Manche wenig erfahrene, frisch beförderte Vorgesetzte fürchten, die Kon-trolle über das Team zu verlieren oder ihr Ansehen zu beschädigen. Dabei zeigt aber gerade die Weitergabe von wichtigen Aufgaben oder die Bitte um Unterstützung der erfahrenen alten Hasen von innerer Stärke und kann für das ganze Team von Vorteil sein. Eine Vorgesetzte kann auch von ihren Mitarbeiterinnen lernen und gleichzeitig ihre Kapazitäten woanders einsetzen.

Andere geben allein aufgrund der Selbstüberschätzung keine Aufgaben weiter. Sie trauen der Erfahrung und Kompetenz ihrer Mitarbeiterinnen nicht. Sie arbeiten nach dem Motto „Wenn etwas richtig gemacht werden soll, muss ich es selbst machen“. Solche Personen finden sich irgendwann – meist ungeplant – in einer Situation wieder, in der sie gezwungenermaßen nicht alles selbst machen können. Das Staunen ist plötzlich groß, wenn sie so erfahren, wie gut ihre Kolleginnen sind und dass manches sogar besser erledigt wird als von ihnen selbst. Es können dabei auch Fehler passieren. Richtig aufgearbeitet, bereichern diese aber meist die Kompetenz und die Qualifizierung.

Aufgaben nicht abschieben

Natürlich gibt es auch Kolleginnen, die sehr gerne ihre Aufgaben weitergeben bzw. abschieben. Die Aussagen: „Ich kann das noch nicht, können Sie das bitte übernehmen“, oder „Ich habe so viel zu tun, komme heute nicht mehr dazu“, sind als Ausnahme ab und zu zulässig und legitim. Werden sie jedoch zur Gewohnheit, drohen Ungleichgewicht und Unstimmigkeiten im Team. Eine Vorgesetzte, die nur langweilige Routinearbeiten weitergibt, demonstriert ihren Mitarbeiterinnen fehlendes Vertrauen und mangelnde Wertschätzung.

Richtig delegieren

Wer sich im Vorfeld über mögliches Delegieren Gedanken macht, erspart sich und seinen Mitarbeitern Enttäuschungen. Unsere Checkliste hilft dabei.

Die Praxis

Bevor eine Aufgabe delegiert wird, sollten die damit zusammenhängenden wichtigsten Fragen gestellt werden: Was delegiere ich? Wer übernimmt die delegierte Aufgabe? Warum delegiere ich die Aufgabe? Und wann delegiere ich? Schauen wir uns das genau an. Auch wenn jede dieser Fragen ein Alleinstellungsmerkmal hat, hängen sie alle sehr eng zusammen.

Was will ich delegieren?

Zuerst sollte überlegt sein, welche Aufgaben überhaupt delegiert werden dürfen bzw. müssen. Die delegierten Aufgaben sollen abgrenzbar sein, das heißt, sie sollen genau definiert und so konkret wie möglich beschrieben werden (z. B. eine Zusammenstellung der Hautpflegemittel oder Vorbereitung der Einladungen für den Tag der offenen Tür).

Differenzieren-- Wenig geeignet sind nur allgemeine Beschreibungen der Aufgabe, wie: Arbeitssicherheit erhöhen oder Ordnung im Lager schaffen. Geeignet sind Aufgaben, die nicht sehr wichtig, aber dringend sind (meist Tagesgeschäft: Auffüllen der Schubladen mit Werbemitteln). Solche Aufgaben sind zwar zeitraubend aber nicht unbedingt personengebunden. Es gibt viele sich wiederholende Tätigkeiten, die jeweils beliebige Personen ausführen können. Geben Sie sie möglichst weiter.

Bei komplexen Aufgaben sollte überlegt werden, ob die für die Aufgabenerfüllung vorgesehenen Mitarbeiterinnen genügend Ressourcen und Vollmachten haben (Zeit, Kompetenzen, Willen, Interesse). Beispielsweise überfordert ein unvorbereitetes Entscheidungsgespräch mit wichtigen Lieferanten eine unerfahrene Mitarbeiterin und kann für die Apotheke einen ungünstigen Ausgang haben.

Genauso sollte überlegt werden, ob die betrauten Personen entsprechende Hand- lungskompetenzen für die Durchführung der Tätigkeiten haben (z. B.: Prüfung und Abgabe von Zytostatika durch eine PTA und nicht durch eine PKA).

Eine delegierte Aufgabe sollte mit einem erkennbaren Ergebnis abschließen. Das erwartete Ergebnis bzw. Ziel soll festgelegt werden. Mit delegierten Projekten sind keine der Stellenbeschreibung entsprechenden Aufgaben, sondern Sondertätigkeiten gemeint.

Serie: Psychologie in der Praxis

Teil 1: Prokrastination
Teil 2: Mitarbeitergespräche
Teil 3: Feedback geben und annehmen
Teil 4: Kundengespräche
Teil 5: Richtig delegieren
Teil 6: Die Betriebsfeier
Teil 7: Souverän auftreten
Teil 8: Konflikte im Alltag
Teil 9: Mein Smartphone und ich
Teil 10: Nein sagen ohne schlechtes Gewissen
Teil 11: Probleme lösen durch gezielte Kommunikation

Wer übernimmt die Aufgabe?

Stellen Sie fest, wieviel und welche Kompetenzen die Mitarbeiterin besitzen muss, um entsprechende Aufgaben zu erledigen. Überlasten Sie nicht immer die gleichen, erfahrenen Mitarbeiterinnen. Wenn Sie einer jungen, zielstrebigen Mitarbeiterin eine Sonderaufgabe zuteilen, freut sie sich über Ihr Vertrauen und lernt dazu.

Sollten Sie eine unerfahrene Mitarbeiterin beauftragen, briefen Sie sie sorgfältig. Achten Sie darauf, dass die Aufgabenstellung richtig verstanden wurde, und erklären Sie so viel wie möglich. Lassen Sie die angezielte Ausführung der delegierten Aufgabe zusammenfassen. Somit vermeiden Sie unnötige Frustration, falls das von Ihnen Gesagte nicht richtig verstanden wurde. Das Wissen über Erfahrung der besten Mitarbeiterinnen verleitet dazu, meist auf diese Kapazitäten auszuweichen.

Warum delegiere ich die Aufgabe?

Wichtig ist, die Gründe für das Delegieren der Aufgaben zu erläutern. Die beauftragte Mitarbeiterin soll wissen, welchen Stellenwert die Aufgabe hat, und dass sie Sie mit Übernahme der Aufgabe entlasten kann. Äußern Sie im Gespräch zudem – natürlich nur wenn es der Fall ist – dass Sie mit der neuen Aufgabe der Mitarbeiterin eine Chance geben, ihre Kompetenz zu beweisen und sich zu qualifizieren. Durch Übergabe zusätzlicher Aufgaben oder Projekte können Sie die Mitarbeiterin für die Übernahme neuer Funktionen und Verantwortungsbereiche vorbereiten und stärken.

Nicht vergessen: Begründen Sie auf jeden Fall immer ausführlich, warum Sie speziell diese Aufgabe an diese bestimmte Person übertragen und achten dabei immer auf die Sinnhaftigkeit der Aufgabe.

Wann delegiere ich?

Die Mitarbeiterin soll genügend zeitliche Kapazität zur Verfügung haben. Delegieren Sie keine Aufgaben, die sehr kurzfristig und nur unter großem Druck ausgeübt werden können oder wenn durch das Delegieren die Ausführung der Aufgaben gefährdet ist.

Delegieren Sie zudem nur, wenn Sie sich mit anderen Aufgaben beschäftigen müssen und nicht, um Ihre Mitarbeiterinnen in den entstandenen Freiräumen ständig zu kontrollieren. Nehmen Sie sich Zeit, die Aufgaben zu erläutern, zu begleiten und anschließend zu bewerten. Geben Sie der Mitarbeiterin Zeit, sich mit der Vorbereitung, Durchführung und der abschließenden Auswertung der Aufgabe auseinanderzusetzen.

Kontrolle ist wichtig

Auch wenn Sie der Mitarbeiterin das Gefühl vermitteln möchten, ihr zu vertrauen und zuzutrauen, diese Aufgabe zu erfüllen, kontrollieren Sie das Endergebnis. Bei neuen und unerfahrenen Mitarbeiterinnen lassen Sie sich zwischendurch den Stand der Ausführung berichten. Es ist kein Zeichen des Misstrauens oder des Einmischens; vielmehr gewährleisten Sie damit den richtigen Verlauf der Ausführung, bereinigen eventuelle Zweifel und bestätigen die Mitarbeiterin.

*Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird in den Beispielen die weibliche Form angewendet.


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