29.08.2019

Kommissionierer: Technik steigert die Effizienz

von Christoph Niekamp

Apotheker, die ihr Warenlager automatisieren möchten, sollten vor dem Kauf eines Kommissionierers genau kalkulieren und alle wirtschaftlichen Punkte überdenken. Denn der Automat allein verdient kein Geld.

© akindo / Getty Images / iStock

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Die Hauptaufgabe eines Kommissionierautomaten in einer Apotheke ist es, Zeit zu sparen. Zeit, die das Personal sinnvoll in der Beratung und bei Zusatzverkäufen nutzen kann – womit sich die oft kostspielige Anschaffung auch rentiert. Mehr noch: Sind die Mitarbeiter gut geschult, kann der Apothekenleiter die gewonnene Zeit auch in Marketingmaßnahmen investieren.

Hersteller im Überblick

Nicht jeder Automat passt in jede Apotheke. Unterschiede gibt es beim Preis, bei der maximalen Kapazität und beim Service. Wir geben eine Übersicht über verschiedene Hersteller von Kommissionierautomaten in Deutschland und zeigen, in welchen Punkten sie sich unterscheiden.

Darüber hinaus spart der Automat Platz im Lager. Statt in ausladenden Schubschränken werden die Packungen auf dichten Regalböden im Inneren des Kommissionierers gelagert. Der Lagerautomat teilt den Medikamenten entsprechend der sogenannten chaotischen Lagerhaltung den optimalen Lagerplatz zu.

Nicht zuletzt entfällt eine aufwändige manuelle Lagerpflege, zudem wird das Problem abgelaufener Medikamente vermieden, da der Greifarm immer das älteste Präparat nimmt. Teilweise erfolgt auch die Wareneinlagerung vollautomatisch.

Ziele definieren

Soll der Automat die Prozesse optimieren? Will der Apothekenleiter Personal einsparen? Soll das Lager effizienter werden und weniger Ware ablaufen? Bevor ein Apotheker die Angebote der verschiedenen Hersteller vergleicht, muss er die eigenen Ziele klar definieren. Berater Marco Benz aus Göppingen bringt es auf den Punkt: „Ein Automat macht aus einer schlechten Apotheke keine gute Apotheke“. Ein automatisiertes Lager hilft vielmehr dabei, noch besser zu werden.

Benz zeigt seinen Kunden auf, dass neben den reinen Anschaffungskosten für den Automaten auch zusätzliche Kosten anfallen: monatliche Wartungskosten, Fördertechnik, Ausgaben für den Umbau und die Entsorgung der ausgedienten Schubkästen.

Investition in die Zukunft

Die Herausforderungen für Apotheken werden in der Zukunft darin liegen, noch mehr Zeit für die Beratung von anspruchsvolleren Kunden zu finden und gleichzeitig ein größer werdendes Packungsvolumen zu verwalten. Zudem erhöht sich der administrative und logistische Aufwand durch sich ändernde Rabattverträge der Gesetzlichen Krankenversicherung und den neuen Rahmenvertrag.

Um diesem Trend erfolgreich zu begegnen – nämlich mehr Packungen in denselben Räumlichkeiten unterzubringen sowie mit möglichst gleichem Personalstand und bei erhöhtem Aufwand zu arbeiten – muss der Apothekenleiter die Effizienzen im Warenlager erhöhen.

Die Qual der Wahl

„ Jeder der Hersteller hat bestimmte Stärken“, sagt Ingenieur Henrik Henke. „Aus meiner Sicht sind drei Punkte ausschlaggebend: Bauform, Preis und Steuerung.“

Platz, Preis und Bedienung-- Die Bauform sei vor allem in bestehenden Gebäuden entscheidend. Hier punkten manche Hersteller durch eine hohe Anpassungsfähigkeit auch an verwinkelte Räume. Beim Preis sollte der Apotheker die erforderlichen Baukosten und die Ausgaben für Strom und Wartung nicht vergessen. „Auch bei der Steuerung unterscheiden sich die Automaten hinsichtlich Auswertungsmöglichkeiten und Pflege des Warenlagers“, erklärt Henke. Der Berater aus Bad Kötzting in der Oberpfalz will Kaufinteressenten die möglichen Fallstricke aufzeigen, die im Vorfeld auftauchen können.

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Vor dem Automatenkauf hilft es, wenn Sie sich einige wirtschaftliche Punkte vor Augen führen. Hier finden Sie eine Checkliste.

Kapazität

Förderbänder und Rutschen transportieren die ausgewählte Packung nach vorne zur Kasse. Zu beachten ist dabei, dass nicht alle Medikamente kommissionierbar sind. Das sei auch wichtig, um die Kapazitätszusagen der Hersteller dem Praxis-Check zu unterziehen, meint Heinz Senkler. Der unabhängige Ingenieur aus Langenhagen bei Hannover berät seit 14 Jahren Apotheken, die sich einen Automaten anschaffen möchten. Er kennt die Stolpersteine auf dem Weg zum neuen Automaten und legt die Finger in die Wunde.

Gibt der Hersteller eine Kapazitätsgröße von 10 000 Packungen an, kann dieser Zahl die Bezugsgröße von relativ kleinen Augentropfen-Packungen zugrunde liegen. Senkler rät seinen Kunden daher, beim Anbieter die genaue Kapazitätsgröße, bezogen auf das eigene Packungsspektrum, zu erfragen. Schließlich verkauft keine Apotheke ausschließlich Medikamente in kleinen Verpackungen.

Virtuelle Sichtwahl

Wer eine digitale Sichtwahl nutzen will, braucht einen Kommissionierautomaten. Aber was bringen die großen Monitore hinter dem HV-Tisch wirklich? APOTHEKE + MARKETING hat mit einer Innenarchitektin gesprochen, die seit 20 Jahren den Umbau von Apotheken konzipiert und verwirklicht. Lesen Sie hier ihre Empfehlungen. 

Technischer Ausfall

Fällt der Kommissionierautomat bereits kurz nach Inbetriebnahme regelmäßig für eine Zeitlang aus, beschwert sich der Käufer. Schließlich ist schon eine halbe Stunde Ausfall am Arbeitstag im oft stressigen Apothekenalltag ein großer Störfaktor, sagt Heinz Senkler. Der Hersteller argumentiert dagegen oft mit der Norm FEM 9. 221, mit deren Hilfe die Zuverlässigkeit von Lagerrobotern bestimmt wird.

In dieser Richtlinie steht: „Nach den ersten drei Monaten ab endgültiger lnbetriebsetzung beträgt die Verfügbarkeit im Allgemeinen bis zu 90 Prozent, nach weiteren drei Monaten, d. h. nach sechs Monaten ab endgültiger Inbetriebsetzung, bis zu 96 Prozent.“

Ein Ausfall von einer halben Stunde pro Arbeitstag (zehn Stunden) liegt also noch im Rahmen dieser Norm. Natürlich komme es nur ganz selten vor, dass ein Automat wirklich täglich still steht. „Ich würde aber für den Fall, dass der Automat überdurchschnittlich häufig ausfällt, eine Vertragsstrafe vereinbaren“, rät Experte Senkler. Er verhandelt für seine Kunden die bestmöglichen Zusatzbedingungen und Preise.  

Zusatzverkäufe

Ein Automat spart Zeit, welche die Apothekenmitarbeiter in Beratung und Zusatzempfehlungen investieren können. Tipps dazu finden Sie auf unserem Portal.

Wartungsservice

Fällt die Anlage aus, sollte möglichst schnell ein Techniker mit den passenden Ersatzteilen zur Stelle sein, um den Schaden zu beheben. Dafür zahlt der Apotheker monatlich einige hundert Euro Wartungskosten. „Über die Laufzeit des Vertrags gesehen ist es ein wirklich großer Kostenblock – da kauft man die halbe Anlage schnell noch einmal“, sagt Henrik Henke. Die Laufzeit liegt oft bei zehn Jahren oder mehr. Ein guter Service sei im Sinne der Hersteller, da eine gute Mund-zu-Mund-Propaganda natürlich hilfreich ist.

Lärm

Nicht nur der Kommissionierautomat an sich kann Krach machen, auch die Fördertechnik kann beim Transport der Ware quietschen und rattern. Aber wie laut darf ein Automat sein? Diese Frage ist besonders wichtig, wenn in direkter Nähe des automatisierten Lagers Mitarbeiter telefonieren müssen.

Geräuschpegel-- Heinz Senkler rät Apothekern, beim Hersteller immer nach dem maximalen Schalldruckpegel zu fragen und klare Obergrenzen festzulegen, um unangenehme Lärmbelästigung im Alltag zu vermeiden. Die Angabe eines mittleren Werts des Schalldruckpegels sei nicht aussagekräftig, erklärt Senkler, da der Automat die meiste Zeit des Tages still sei und nur in Aktion Lärm verursache. Die Kosten für eine nötige Geräuschdämmung sollte der Apotheker aber trotzdem einkalkulieren, sagt Berater Marco Benz.

Unabhängie Berater

Marco Benz
apomind  CoMM GmbH in Göppingen
http://www.apomind.de/

Dipl.-Ing. Henrik Henke
Supply Chain Management in Bad Kötzting
www.henke-scm.de

Dipl.-Ing. Heinz Senkler 
Ingenieurbüro Senkler in Langenhagen
www.senkler.de

Fazit

Wer einmal einen Automaten in seine Apotheke hat einbauen lassen, der wirft ihn nicht so ohne Weiteres wieder raus. Der Weg vom automatisierten Lager zurück zum Schubladenziehen ist fast ausgeschlossen. Da sieht der Apotheker zähneknirschend auch über eine etwas zu laute Fördertechnik oder regelmäßige technische Ausfälle hinweg.

Ob sich ein Kommissionierer für eine Apotheke lohnt oder nicht, ist im Einzelfall zu entscheiden. Senkler rät auch vom Kauf ab, wenn seine Wirtschaftlichkeitsanalyse ergibt, dass ein Automateneinsatz nicht sinnvoll ist. Der Automatenkauf stellt ein komplexes Projekt da, das mit Umbaumaßnahmen und Schulungen des Personals verbunden ist.


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