04.05.2020

Kennzahl des Monats Mai: Mitarbeiterproduktivität

von Prof. Dr. Hendrik Schröder

Wer eine Apotheke erfolgreich führen will, kommt nicht umhin, sich mit Kennzahlen zu beschäftigen. Wir stellen deshalb jeden Monat eine Kennzahl vor und erläutern, welche Bedeutung sie in der Praxis für die Apotheke hat.

Mitarbeiter-Symbole und Lupe

© tomertu / stock.adobe.com

Begriffsklärung

Wie die Flächenproduktivität und die Kapitalproduktivität ist auch die Mitarbeiterproduktivität eine Kennzahl, die eine Erfolgsgröße (siehe auch Kennzahl des Monats: Flächenproduktivität), in der Regel den Umsatz oder den Rohertrag, ins Verhältnis zu einem Faktor setzt – in diesem Fall zu der Anzahl der Mitarbeiter oder zu der Anzahl ihrer geleisteten Arbeitsstunden.

Berechnung erfordert Differenzierungen

Möglich wäre beispielsweise, den Umsatz auf die Anzahl der Mitarbeiter zu beziehen. Hat eine Apotheke einen Jahresumsatz von 1,2 Millionen Euro erzielt und durchschnittlich acht Mitarbeiter beschäftigt, läge die Mitarbeiterproduktivität bei 150 000 Euro. Eine solche Rechnung ist aber nur sinnvoll, wenn alle Beschäftigten Vollzeitkräfte sind.

Der Faktor Zeit

Ist das nicht der Fall – also dann, wenn das Team aus Voll- sowie Teilzeitkräften besteht – sollte in Vollzeitäquivalente umgerechnet werden. Wären von den acht Kräften fünf vollzeit und drei jeweils halbtags beschäftigt, so läge die Mitarbeiterproduktivität bei rund 185 000 Euro (1,2 Mio. Euro geteilt durch 6,5).

Wie ist aber damit umzugehen, wenn die Mitarbeiter – vielleicht sogar überwiegend – auch solche Tätigkeiten ausführen, die nicht im Verkauf stattfinden? Würde das nicht berücksichtigt, würde die Leistung derjenigen Mitarbeiter schlechter bewertet, die wenig im Verkauf tätig sind. Streng genommen müsste man erfassen, wie viel Zeit im Verkauf und wie viel Zeit mit anderen Tätigkeiten verbracht wird.

Solche Zeiterfassungen wären auch gefragt, wenn Mitarbeiter unterschiedlich viele Urlaubs-, Kranken- oder andere Ausfalltage haben. Dies ist insbesondere dann unumgänglich, wenn die Mitarbeiterproduktivität nicht auf Vollzeitäquivalente, sondern auf geleistete Arbeitsstunden bezogen werden soll.

Sowohl im Hinblick auf den Aufwand der Arbeitszeiterfassung als auch im Hinblick auf die Arbeitsatmosphäre in einer Apotheke ist hier ein sensibles Händchen gefragt.

Serie Kennzahl des Monats

Der Faktor Tätigkeitsfeld

Zu berücksichtigen ist dabei auch, dass die Mitarbeiter, die nicht im Verkauf tätig sind, durchaus zum Umsatz beitragen. Denn wenn die Prozesse der Beschaffung, der Lagerung und anderer Aktivitäten nicht effektiv ablaufen, kann auch nicht effektiv verkauft werden. Ware, die nicht da ist, lässt sich auch nicht verkaufen.

Instrument für den Vergleich

Die Mitarbeiterproduktivität kann verwendet werden, um die Leistungen der Arbeitskräfte einer Apotheke untereinander oder mit anderen Apotheken (Betriebsvergleich, Benchmarking) zu vergleichen (siehe auch: Betriebsvergleich).

Differenziert betrachten

Betrachten wir die Mitarbeiter einer Apotheke. Wenn in unserem Beispiel die durchschnittliche Mitarbeiterproduktivität rund 185 000 Euro beträgt und zwei Mitarbeiter mit ihren individuellen Werten deutlich darüber liegen, sind sie dann das effektivere Personal und die Kollegen möglicherweise faul? Das kann so sein – muss es aber nicht zwangsläufig. Viele Faktoren können höhere Umsätze einer Mitarbeiterin begünstigen, etwa Arbeitszeiten, zu denen ein hoher Kundenandrang vorhanden ist oder Kunden viele Rezepte mit hochpreisigen Rx-Arzneimitteln einlösen. Dann fällt diesen Mitarbeitern der höhere Umsatz quasi in den Schoß.

Lösungsansätze

Was könnte nun die Lösung dieser Probleme sein? Hier ist das Führungspersonal gefragt, hier sind die Apothekeninhaber und -leiter gefragt. Sie könnten zunächst auf einfache Weise Mitarbeiterproduktivitäten berechnen, z. B. den Umsatz je Vollzeitäquivalent, und die Ergebnisse anschließend mit ihren Mitarbeitern besprechen.

Dabei könnte sich zeigen, welche Vorbehalte – wenn überhaupt – gegen die Berechnungen vorgetragen werden. Hieraus ließen sich Erkenntnisse für eine andere Berechnung der Mitarbeiterproduktivität oder für die Verbesserung von Betriebsabläufen gewinnen, z. B. durch eine bessere Personaleinsatzplanung.


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